Ochrana osobních údajů (GDPR)

Informace ke zpracování a zabezpečení osobních údajů

Ochrana fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů je základním právem. Ustanovení čl. 8 odst. 1 Listiny základních práv Evropské unie a čl. 16 odst. 1 Smlouvy o fungování Evropské unie přiznávají každému právo na ochranu osobních údajů, které se jej týkají. Zpracování osobních údajů subjektů údajů, tj. občanů a jiných fyzických osob, obcí Hlohovec je prováděno ve prospěch těchto osob. Právo na ochranu osobních údajů však není právem absolutním - musí být posuzováno v souvislosti se svou funkcí ve společnosti a v souladu se zásadou proporcionality musí být v rovnováze s dalšími základními právy.

Obec Hlohovec, jako správce osobních údajů (dále jen „správce“), zpracovává osobní údaje týkající se fyzických osob (zaměstnanců, občanů a dalších osob) při některých činnostech prováděných v rámci samostatné a přenesené působnosti. Většina osobních údajů těchto osob je tedy zpracovávána na základě povinností, uložených platnými právními normami (příloha právních předpisů). Na taková zpracování osobních údajů o fyzických osobách se nevztahuje povinnost získat souhlas těchto osob. Pokud jsou některé osobní údaje zpracovávány mimo zákonnou povinnost, pak taková zpracování podléhají buď souhlasu občana/jiné fyzické osoby, nebo jinému právnímu titulu (např. uzavření smlouvy, oprávněný zájem města, apod.).

Ochrana fyzických osob se vztahuje jak na automatizované zpracování osobních údajů, tak na manuální zpracování. Správce dále respektuje práva fyzických osob, která jsou jim zaručena zákony, např. právo vědět a být informován zejména o tom, pro jaký účel jsou osobní údaje zpracovávány, případně období, po které budou uchovávány. Zásady ochrany osobních údajů se uplatňují na všechny údaje o fyzické osobě, kterou lze identifikovat. Správce zákonně zpracovává osobní údaje, protože je toto zpracování nezbytné pro výkon činností vykonávaných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterými je pověřen, nebo z důvodu oprávněných zájmů.

Obec Hlohovec zpracovává osobní údaje fyzických osob podle účelů zpracování v souladu s platnou legislativou pro ochranu osobních údajů, tj. s Nařízením EU č. 2016/679 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů – „GDPR“). Přesto má každý dotčený občan nebo jiná fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány, právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se týkají konkrétní situace dotčené osoby. Správce prokáže oprávněnost zpracování předložením výpisu s výčtem agend.

Při zpracování osobních údajů na základě souhlasu občanů nebo jiných fyzických osob jsou tyto osoby upozorněny na případná rizika vyplývající ze zpracování a také na pravidla, záruky a práva, která existují v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů. Účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou jednoznačné a legitimní a jsou vždy stanoveny v okamžiku shromažďování osobních údajů. Rozsah shromažďovaných osobních údajů je přiměřený a omezený pouze na údaje nezbytné pro naplnění stanoveného účelu. Rovněž doba, po kterou jsou osobní údaje uchovávány, je omezena na nezbytné minimum. Při veškerém zpracování osobních údajů jsou aplikována opatření, která zaručují náležitou bezpečnost a důvěrnost těchto údajů.

Obec Hlohovec přijala opatření k zabezpečení procesů zpracování osobních údajů, systémů, informací a dat, a konkrétní technická, organizační a bezpečnostní opatření tak, aby zajistilo soulad s Nařízením EU. Součástí opatření pro zabezpečení osobních údajů jsou také pravidelná školení zaměstnanců, kteří zpracovávají osobní údaje občanů nebo jiných fyzických osob. Od zaměstnanců na všech úrovních je vyžadován odpovědný, iniciativní a tvořivý přístup a respektování pravidel stanovených pro zabezpečení osobních údajů. Technická a organizační opatření jsou rozpracována v interních dokumentech a směrnicích správce.

V rámci povinností vyplývajících z Nařízení EU má obec Hlohovec uzavřenou dohodu o výkonu činnosti pověřence, který bude dohlížet na dodržování všech zásad ochrany a zabezpečení osobních údajů.

Postup při uplatňování práv vyplývajících ze zpracování osobních údajů

Obec Hlohovec, se sídlem Hlavní 75, 691 43 Hlohovec, jako správce osobních údajů, zpracovává údaje o fyzických osobách na základě zákonné povinnosti, případně jiných právních titulů.

Každá fyzická osoba se může na správce obrátit s žádostí o sdělení, zda jsou o ní zpracovávány osobní údaje, na základě legitimního oprávnění nebo z jiného důvodu. Toto právo je možné uplatnit jednou ročně, odpovědi na častější žádosti mohou být zpoplatněny. 

Právo získat od správce potvrzení, zda jsou či nejsou jeho osobní údaje (dále jen „OÚ“) zpracovávány.

Právo na přístup k OÚ a k následujícím informacím o:

• účelech zpracování, 
• kategoriích dotčených OÚ, 
• příjemci nebo kategoriích příjemců, kterým OÚ byly nebo budou zpřístupněny, 
• plánované době, po kterou budou OÚ uloženy, 
• existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz OÚ nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování, 
• právu podat stížnost u dozorového úřadu,
• zdroji OÚ, pokud nejsou získány od subjektu údajů (dále jen „SÚ“),
• skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Právo na opravu - správce bez zbytečného odkladu opraví nepřesné a doplní neúplné OÚ (s ohledem na daný účel zpracování).

Právo na výmaz - správce bez zbytečného odkladu vymaže OÚ, které se daného SÚ týkají, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

1. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
2. subjekt údajů odvolá svůj souhlas a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; 
3. subjekt údajů vznese námitky proti zpracování ve veřejném zájmu nebo oprávněném zájmu správce a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování za účelem přímého marketingu;
4. osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
5. osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dítěti mladšímu 16 let.

Právo být zapomenut – pokud správce osobní údaje zveřejnil, přijme přiměřené kroky (včetně technických opatření), aby informoval další správce a požádal je o vymazání odkazů na tyto OÚ, jejich kopie či replikace. Z práva na výmaz existují výjimky (právo na svobodu projevu, archivace ve veřejném zájmu aj.)

Právo na omezení zpracování v případě, že:

1. subjekt údajů popírá přesnost OÚ (správce omezí zpracování a ověří přesnost);
2. zpracování je protiprávní a SÚ odmítá výmaz OÚ a žádá místo toho o omezení jejich použití;
3. správce již OÚ nepotřebuje pro účely zpracování, ale SÚ je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
4. subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování (správce omezí zpracování do rozhodnutí, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody SÚ).

Právo na přenositelnost údajů - ve strukturovaném, strojově čitelném formátu je správce povinen předat OÚ přímo jinému správci (je-li to technicky proveditelné), v případě, že:

1. zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě a
2. zpracování se provádí automatizovaně.

Toto právo se neuplatní na zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen.

Právem na přenositelnost nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo vznést námitku:

1. Pokud je zpracování založeno na základě oprávněných zájmů správce nebo plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci – správce musí zpracování ukončit, jestliže neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
2. Vždy proti zpracování za účelem přímého marketingu (profilování) – správce musí ukončit zpracování.

Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování. Výjimky – pokud je rozhodnutí:

1. nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi SÚ a správcem údajů;
2. povoleno právem EU nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
3. založeno na výslovném souhlasu subjektu údajů.

Právo na konzultace s pověřencem ve všech záležitostech souvisejících s výkonem práv SÚ a se zpracováním jejich OÚ.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domnívá, že zpracováním jeho OÚ je porušeno obecné nařízení.

Právo na účinnou soudní ochranu:

• vůči dozorovému úřadu;
• vůči správci nebo zpracovateli.

Právo na odškodnění za utrpěnou hmotnou či nehmotnou újmu.

Omezení práv a povinností – lze pouze právem Evropské unie nebo členského státu za účelem zajištění národní bezpečnosti, obrany, veřejné bezpečnosti apod.

K uplatnění výše uvedených práv je možné se na správce obracet prostřednictvím písemné žádosti doručené osobně na podatelnu Obecního úřadu Hlohovec, Hlavní 75, 691 43 Hlohovec, prostřednictvím přepravce poštovních služeb, prostřednictvím e-mailu poverenec@hlohovec.cz nebo doručením do datové schránky se zaručeným elektronickým podpisem.

Správce každou žádost posoudí a na žádost vyřídí ve lhůtě 30 dnů od doručení žádosti.

Výše uvedenými způsoby se mohou fyzické osoby na správce obracet také v případě, kdy zpracování osobních údajů je prováděno na základě jimi uděleného souhlasu a tyto osoby se rozhodnou svůj souhlas odvolat.

• Oznámení o pověřenci obce Hlohovec